Trang trí mặt bàn giúp ta làm việc hiệu quả hơn?

Bryan Borzykowski

Khi John Crowley bắt đầu công việc mới tại một tổng đài điện thoại hồi sáu năm trước, ông không được phép đặt bất cứ gì ông thích lên bàn làm việc. Thậm chí cho tới tận khi bỏ việc, ông chưa bao giờ được phép đặt cái cốc uống nước của mình lên bàn.

Trong vài năm đó, công ty dần dần giảm số đồ đạc riêng tư mà nhân viên được phép mang đến chỗ làm. Họ cấm cả ảnh gia đình, cây xanh, tranh ảnh - thậm chí ông không được phép có giấy tờ trên bàn. Ông được yêu cầu phải tập trung vào máy tính và các cuộc gọi.

Không có gì đáng ngạc nhiên, khi mà các quy định nơi công sở ngày càng nghiêm khắc thì niềm vui với công việc càng ngày càng giảm sút. “Trong vài năm đầu tiên tôi hoạt bát hơn và làm việc năng suất hơn hai năm cuối cùng ở đó”, cây viết hiện sống ở Epworth, Vương quốc Anh này cho biết. “Tôi cảm thấy mình làm việc tốt hơn khi quản lý không quá khắt khe”

Tuy các tổng đài điện thoại không phải là những nơi làm việc có môi trường thân thiện với nhân viên nhất, nhưng trải nghiệm của Crowley không phải là cá biệt, Craig Knight, một nhà tâm lý học và giám đốc sáng lập của công ty Haddington Knight có trụ sở chính tại Exeter, Vương quốc Anh, nói: Công ty ông chuyên nghiên cứu việc áp dụng ứng dụng khoa học để cải thiện hoạt động doanh nghiệp. Việc không cho phép đặt một bức ảnh của con cái trên bàn làm việc có vẻ không to tát gì, nhưng những luật lệ đó ảnh hưởng rất đáng kể đến hoạt động của doanh nghiệp

Ông đã tiến hành nghiên cứu rộng khắp với vấn đề cá nhân hóa không gian làm việc và nhận thấy những nhân viên có thể đặt ít nhất một bức ảnh hay cây xanh tại bàn làm việc của họ thường làm việc năng suất hơn 15% so với người không đặt gì. Các nhân viên có thể trang trí không gian làm việc của họ theo ý thích thường làm việc hiệu quả hơn đến 25% so với những người phải làm việc trong không gian khô khan.

Nhưng rất nhiều công ty ở các ngành nghề có sử dụng mô hình văn phòng với không gian mở thường giới hạn những loại đồ đạc riêng tư mà nhân viên có thể đặt trên bàn làm việc. Rất nhiều công ty không cho phép đặt bất cứ gì trên bàn.

Nhưng tại sao phải bắt buộc như vậy nếu quy định này làm giảm năng suất và khiến mọi người không vui? Một phần là bởi ý tưởng này bắt nguồn từ lý thuyết quản lý phổ biến cho rằng bàn làm việc sạch sẽ giúp tăng sự tập trung và năng suất.

Tuy nhiên, nghiên cứu của Knight chứng minh điều ngược lại.

Không gian vui vẻ thì bạn cũng vui vẻ

Đặt những đồ vật riêng của bạn trong không gian làm việc khiến chúng ta làm việc cật lực hơn vì nó khiến chúng ta cảm thấy mình như một bánh răng trong một cỗ máy. Ta cũng cảm thấy gắn bó hơn về mặt tâm lý khi có các món đồ cá nhân đặt xung quanh, Knight cho biết. "Khi chúng ta có thể làm phong phú không gian của mình, ta thường vui vẻ hơn," ông nói. "Và chúng ta làm việc tốt hơn khi cảm thấy vui vẻ, thoải mái."

Ba nhà nghiên cứu viết trên Tạp chí Tâm lý học Môi trường (Journal of Environmental Psychology) nhận thấy việc cá nhân hóa không gian của chúng ta, đặc biệt trong không gian văn phòng mở, cho phép ta có nhiều khả năng kiểm soát và cảm giác được sở hữu môi trường của riêng mình. Và Knight nhận thấy điều đó giúp ta tăng năng suất.

"Tạo ra không gian riêng cho từng người trong một môi trường làm việc mang tính công cộng sẽ góp phần tăng cường trạng thái nhận thức và tình cảm tích cực, dẫn đến kết quả là tăng cường khả năng tinh thần, giúp con người thích nghi tốt hơn với những tình huống cản trở có ảnh hưởng vì thiếu vắng sự riêng tư," các nhà nghiên cứu viết.

Hoàn toàn độc hại

Nếu có bằng chứng cho thấy việc cá nhân hóa có thể giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn, tại sao tất cả các công ty không cho phép ta trang trí chỗ ngồi của mình?

Đó là bởi vì có rất nhiều công ty vẫn có quan điểm quyền uy tại nơi làm việc – Chris Cutter, nhà sáng lập và giám đốc điều hành công ty LifeDojo có trụ sở tại San Francisco cho biết. Công ty này giúp các giám đốc điều hành cải thiện sức khỏe và sự bình an của nhân viên của họ. "Theo lẽ tự nhiên các lãnh đạo có xu hướng quyền uy," ông nói. "Vì thế chính sách này là một phần của xu hướng đó. Đó là sự chuẩn hóa. Điều này cũng dễ hiểu"

Rất nhiều nhà quản lý cho rằng không gian làm việc càng sạch sẽ thì chúng ta càng làm việc hiệu quả hơn. Nếu họ tin như vậy, họ sẽ áp đặt ý tưởng đó lên toàn công ty, ông nhận định.

Một lý do khiến suy nghĩ này vẫn tồn tại, theo Knight cho biết, là bởi vì có không gian làm việc sạch sẽ, không lẫn lộn là ý tưởng trung tâm của hai lý thuyết quản lý nổi tiếng: lý thuyết quy trình Six Sigma và Lean. Cả hai lý thuyết ưu tiên cách tiếp cận cứng rắn và tiết kiệm chi phí hơn mọi thứ khác. Ý tưởng là xóa bỏ bất cứ gì không liên quan. Nếu những thứ đó không phải trung tâm của nhiệm vụ trong tầm tay, lý thuyết này coi đó là sự phí phạm. Các lý thuyết này trở nên phổ biến trong thập niên 1990 và vẫn còn được ứng dụng rộng rãi đến ngày nay.

"Logic là nếu tất cả những gì có trên bàn của bạn là những thứ bạn cần trong công việc thì bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn," ông nói. "Đó là cách tối ưu hóa thời gian của bạn tại nơi làm việc." Vì thế nếu có thứ gì không trực tiếp liên quan đến công việc, như ảnh cá nhân hoặc các món lặt vặt, chúng bị coi là đồ gây xao nhãng.

Tuy nhiên, không có bằng chứng nào cho thấy phương pháp Six Sigma và các lý thuyết quản lý tương tự là có hiệu quả, Knight cho biết. Ông đã bắt đầu nghiên cứu về việc cá nhân hóa và năng suất vì ông muốn hiểu rõ hơn về ích lợi của các lý thuyết kia. Ông sớm nhận ra không có chút ích lợi nào. "Trong mỗi trường hợp, đó là không gian tồi tệ nhất mà bạn đẩy con người vào," ông nói. "Lý thuyết đó không đúng và hoàn toàn độc hại."

Cutter đồng ý rằng những cách quản lý trên không hiệu quả. "Nó trở lại thời người ta cho rằng bạn càng quản lý chặt, mọi thứ sẽ càng quy củ hơn và do đó, sẽ tốt hơn," ông nói. "Nhưng khi bạn nghĩ về điều đó thì thấy thật ngớ ngẩn." Thậm chí còn kỳ quái hơn khi xem xét đã có bao nhiêu nghiên cứu tìm hiểu về cách cá nhân hóa, trong rất nhiều hoàn cảnh, không chỉ tại nơi làm việc, đều cho thấy hiệu quả tốt hơn và nhân đạo hơn.

Hiểu dữ liệu

Sếp của bạn có lẽ không cố gắng gây thù oán hay ích kỷ gì khi tìm cách dẹp bỏ hết đồ riêng tư, ngay cả khi vị sếp ra lệnh cấm mang ảnh gia đình đến, điều nghe ra thì có vẻ rất khắt khe. Rất nhiều nhà quản lý đã được dạy rằng quy trình Six Sigma là cách quản nhân viên đúng đắn.

Công ty của Cutter đã tốn rất nhiều thời gian để thuyết phục các công ty rằng cá nhân hóa nơi làm việc thực sự hiệu quả. Đôi khi, rất khó để bán ý tưởng này. Vì thế ông thường tìm ra một "nhà vô địch" trong công ty, người có thể hiểu những gì ông nói và có thể thúc đẩy thay đổi. Một khi các công ty nhìn thấy dữ liệu và nhận ra tác động với hiệu quả cuối cùng với một nhân viên vui vẻ và hiệu quả hơn, thì thái độ thường bắt đầu thay đổi.

Với những công ty ngần ngại thay đổi, ông đề xuất bắt đầu với một phòng ban. Người ta có thể theo dõi tác động dựa vào các chỉ số như hiệu quả, tinh thần và sự vắng mặt trong các khoảng thời gian và đo đạc các thay đổi này. "Các nhà quản lý có thể hỏi xem mọi người có vui vẻ hay hiệu quả hơn không," ông nói. "Nhìn vào bằng chứng và họ sẽ thấy."

Hiện Crowley đang làm việc tại công ty People HR, một công ty thiết kế các phần mềm cho ngành nhân sự, và ông có thể mang bất cứ đồ đạc riêng tư nào vào công ty tùy thích.

Tuy chỉ ở đó vài tuần và ông không để gì nhiều trên bàn làm việc ngoại trừ một quyển từ điển các từ đồng nghĩa, nhưng các đồng nghiệp của ông thì đặt ảnh, sách, lịch và thậm chí có cả một cái chăn tại bàn làm việc của họ.

Hãy tự do trang trí - thậm chí cẩm nang hướng dẫn nhân viên của công ty ông còn nói việc cá nhân hóa bàn làm việc có thể cải thiện cảm hứng - và điều này cho ông thấy các sếp có quan tâm đến sự thoải mái của nhân viên.

Điều này khiến ông muốn làm việc chăm chỉ hơn. " Đó là sự tự do," ông nói. "Và điều đó khiến tôi muốn nỗ lực nhiều hơn và có kết quả tốt hơn cho công ty của tôi."

Theo BBC Capital